Todas las empresas en la actualidad, en mayor o menor grado, deben apostar por la automatización, por la digitalización de procesos y por la utilización de software de alta calidad y de vanguardia para mejorar cada uno de los sistemas críticos de su actividad productiva. El ERP es una solución eficaz en todos esos casos.
La digitalización ha pasado a ser uno de los reclamos más importantes de todas las empresas en la actualidad. Poco importa si se trata de una empresa pequeña, de un emprendimiento local o de un profesional que lleva su negocio en solitario; o si más bien se trata de una organización con sucursales a nivel nacional o que ya se ha expandido al extranjero. Digitalizarse es en gran parte, la mejor forma de competir y destacar en los mercados actuales.
A pesar de que seguramente habrá un programa de gestión de recursos humanos pensado a la medida de cada una de las necesidades de la empresa, que los software de contabilidad y facturación son los más populares y que el resto de las tareas todavía se siguen llevando de forma más o menos manual, lo ideal sería apostar firmemente por un software ERP, posiblemente una de las soluciones más interesantes que se puedan encontrar en el mercado empresarial.
¿Qué es un software ERP?
Enterprise Resource Planning. Esos son los términos que se esconden en el acrónimo ERP, una de las soluciones tecnológicas más interesantes de los últimos tiempos en lo que se refiere a software empresarial.
La traducción literal sería Planificación de Recursos Empresariales, y lejos de ser un significado bastante generalista y que pareciera no hacer hincapié en nada, es precisamente lo que pudiera definir qué es un erp, ya que se trata de una solución tecnológica muy robusta, muy modular y adaptable a prácticamente cualquier negocio, de cualquier sector, tamaño o necesidades.
La idea detrás de un ERP es poder:
- Unificar la base de datos y la información de la empresa, de todos sus departamentos, dentro de un mismo programa o sistema documental. De esa manera, se obtiene un acceso inmediato a cualquier información, a cualquier dato, se consulta más fácil la documentación, se integran todas las comunicaciones, y se evitan retrasos.
- Gestionar todos los recursos, desde el humano, el financiero, hasta los relacionados con la producción en sí, como las tareas, actividades, stock, materias primas, clientes, facturación, compras, ventas y demás, desde un mismo software que unifique lo que, a fin de cuentas, es un único proceso de productividad empresarial.
- Automatizar y eliminar tareas redundantes, eliminando también el error humano, pudiendo optimizar el uso de los recursos humanos en tareas más productivas o menos repetitivas, lo que permite ganar enteros en cuanto al logro de objetivos mayores.
Funciones indispensables de un software ERP
Siempre dependerá de la empresa que la desarrolle, de los módulos, de las funciones o del plan al que se haya suscrito el cliente de dicho software, ya que en la actualidad hay muchas variantes de ERP en el mercado y muchas de ellas atesoran buenas funciones y una calidad por encima de la media.
No obstante, sí pudiera decirse que algunas características o funciones resultan hoy indispensables, bien sea porque se incluyen por defecto o porque responden a ser los módulos más demandados por las empresas:
- Control de personal: lo que implica mejorar el control de horarios de trabajo, la asignación de objetivos por departamentos y equipos, la gestión de la nómina, la asignación de metas para bonificaciones, y hasta políticas de gestión de recursos humanos y de captación de talento.
- Automatización: las tareas repetitivas son, aparte de aburridas, un lastre para la productividad de las empresas, ya que es allí donde se suelen producir retrasos por errores humanos. Además, son un despilfarro ya que el recurso humano se suele subutilizar. Poder automatizar o incluso eliminar aquellas que directamente no son tareas importantes, desencadena mejores hitos de productividad y rentabilidad. Un software ERP puede automatizar, sobre todo lo relacionado a la facturación, envío de comunicaciones, acceso a bases de datos mejor optimizadas, entre otras tantas tareas.
- Gestión financiera inteligente: las finanzas tienen sentido cuando tienen contexto. Un software ERP va más allá de un software de gestión financiera o de un software de facturación porque permite ver la evolución económica de la empresa, de cada departamento y hasta de cada empleado. Así, se sabrá cuánto cuesta, al detalle, fabricar un producto, brindar un servicio, mantener un puesto de trabajo. De esa manera, los recursos financieros se pueden analizar y se toman mejores decisiones.
- Flujos de trabajo: la interrupción de procesos productivos porque dependen de varios departamentos es de lo más común en las empresas. Gracias a un software ERP que gobierne por encima de todos esos procesos, es posible mejorar los flujos de trabajo para que la productividad y la creación de riqueza nunca se detenga.
¿En qué industrias brilla un software ERP?
Si bien se ha especificado que en la mayoría de las empresas un software ERP pudiera ser una de las mejores soluciones, brindando automatización de tareas, optimización de procesos y mejor gestión de cada uno de los recursos, sí es cierto que algunas industrias prácticamente son desconocidas en la actualidad si no cuentan con un ERP de calidad:
- Logística: uno de los sectores donde resulta innegable la utilidad de un ERP es en el de distribución y logística. Acortar tiempos de entrega, mejorar la coordinación entre proveedores, planificar rutas para ahorrar combustible o tiempo, o bien para aprovechar una misma unidad de transporte, entre tantas otras funcionalidades, son indispensables en los ERP para la logística.
- Comercio: sobre todo el comercio digital, donde la gestión del cliente, la gestión documental con proveedores, el manejo completo de stock, ventas, compras; aparte de que un software ERP por lo general tendrá ya integración automática con las soluciones para el comercio electrónico, desde CMS hasta pasarelas de pago, permite que el propietario sólo deba preocuparse por vender y atender bien a sus clientes.
- Empresas en general: conocer cabalmente los procesos, los costes inherentes a cada pieza de su engranaje, permite optimizar los recursos. Esa es precisamente la bondad de un software ERP en la actualidad.
